Reemplazar un programa de 1996 sin traicionar a quien lo usa: Atlantic Center

En una escuela de natación de Teusaquillo, casi treinta años de trabajo administrativo pasaban por una pantalla azul. Era un programa hecho a la medida en 1996: listados en magenta, una barra roja para seleccionar y un menú en mayúsculas. En una de sus pantallas todavía se leía PROTOTIPO 1996. Nadie lo había cambiado por una razón muy simple: funcionaba.

Atlantic Center↗ fue mi primer cliente externo. Llegó a través de URG Technology↗ y se convirtió en la primera prueba de fuego con un negocio ajeno: familias, jardines de convenio, profesores, rutas de transporte y plata de verdad pasando por el sistema todos los días. Esta es la historia de cómo lo reemplacé sin que nadie sintiera que le quitaban su herramienta.

El verdadero riesgo no era técnico

El personal casi no usaba el mouse. Volaba por el teclado: Ins para ingresar, Enter para seguir, Esc para volver, a una velocidad que solo dan los años de repetición. Ese detalle cambió mi forma de ver el proyecto. No llegaba a ordenar un caos. Llegaba a reemplazar un sistema querido.

El problema de fondo sí era serio. Todo vivía en un solo computador, así que dos personas no podían trabajar al tiempo sobre los mismos datos. Y no existía un respaldo confiable: un disco dañado, un virus, un robo o un rayo equivalían a perder la historia de alumnos, pagos y cartera.

Pero el riesgo más grande era otro: que el programa nuevo, por moderno que fuera, volviera más lento el día de quien ya era experto. De ahí salieron tres condiciones que no se negociaban:

1. 1No perder la velocidad del teclado.
2. 2Trabajar en varios equipos con los mismos datos, en vivo.
3. 3Ser confiable con la plata de las familias, sin que el dueño tuviera que pelear con instalaciones ni actualizaciones.

Leer el programa viejo antes de diseñar

La mejor entrevista con el negocio no fue una reunión. Fue el propio programa. Las fotos de sus pantallas me dieron el menú real, la forma de moverse y el vocabulario del cliente: saldos, ruta, jardín, vale, vacacional. Cada una de esas palabras se quedó en el sistema nuevo, porque cambiarle el idioma a alguien también es hacerlo más lento.

Después vinieron los datos. Las tablas del DOS estaban guardadas en archivos .DBF, y al convertirlas apareció la escala real: 22.483 registros de alumnos acumulados a lo largo de los años. También apareció un detalle que cambió el diseño: la escuela reconocía a sus instituciones por el nombre, no por un código. El sistema nuevo heredó esa lógica.

Para viejitos, pero de lujo

El cliente lo pidió varias veces y con esas palabras: hacerlo "lo más para viejitos posible". Pensé en una persona de 50 o 60 años que no le tiene cariño a la tecnología y que no debería sentir, ni un solo día, que el programa la está poniendo a prueba. Lejos de limitarme, esa frase se volvió el norte de todas las decisiones.

• Reconocer en vez de recordar. Todo lo importante está a la vista, y cada color significa una sola cosa en todo el sistema: verde es que todo va bien, rojo es mora o falla, ámbar es algo a medias y gris es pendiente.
• Errores caros, difíciles de cometer. La asistencia siempre empieza vacía y borrar un abono exige escribir el motivo. Donde un descuido cuesta plata, el sistema pone una baranda.
• Doble navegación. Quien venía del DOS sigue usando sus teclas de siempre, con la línea de atajos abajo de cada pantalla como homenaje al programa viejo. Quien prefiere el mouse hace lo mismo con clics.

Nada de esto fue un gesto amable. Fue la condición para que el proyecto funcionara.

Que funcione aunque se caiga el internet

La visión del cliente era clara: los dos computadores conectados a la misma información, que todo siguiera andando sin internet y que, al volver la señal, se subiera lo pendiente. Lo diseñé así desde el primer día, para no quedar encerrado después en una mala decisión.

Cada equipo trabaja con su propia copia y la nube sirve para ponerse de acuerdo y guardar respaldo. Si se cae la señal, los cambios esperan en fila y salen solos cuando vuelve la conexión. Y hay una regla que salvó información más de una vez durante las pruebas: lo que un equipo tiene y la nube todavía no, jamás se descarta.

Los errores que casi cuestan plata

Ningún proyecto real sale limpio, y este tampoco. Tres historias me enseñaron más que cualquier manual:

• El cursor que saltaba. Al marcar algo en el llamado de lista, el foco volvía a la primera casilla de arriba. El cliente lo describió como "muuuy DEMASIADO MOLESTO", y tenía razón: en un programa de teclado, el cursor es donde está la mano. Cambié una excepción por una regla general, y el foco dejó de escaparse con cualquier botón, actual o futuro.
• Las asistencias inventadas. El sistema daba por ocurridas las clases con fecha pasada y generaba fallas y cobros que nadie había registrado. La causa era confundir "el tiempo pasó" con "el evento ocurrió". Hoy la asistencia empieza vacía hasta que alguien la define.
• La instalación dentro de iCloud. El cliente instaló el programa en su carpeta de iCloud y, al llegar una actualización, el programa se rompió. Rehíce el instalador para que pregunte dónde instalar y muestre el progreso.

Datos que la app no puede destruir

Con la historia de una escuela no se juega. La aplicación no tiene permiso para borrar: cuando alguien elimina algo, el programa solo lo marca como borrado. El respaldo va en tres capas, una de ellas fuera de la oficina. Y cuando el cliente pidió que la base de datos pasara a una cuenta suya, se transfirió completa, sin tiempo fuera de servicio. Hoy los datos son del cliente.

Dónde está hoy

El sistema trabaja todos los días en la escuela, en la versión 1.9.0, con unos 390 alumnos activos, unas 30 instituciones y unos 15 profesores. Corre en dos o más computadores sincronizados, se actualiza solo, y el programa de 1996 quedó retirado sin que nadie tuviera que abandonar su teclado. Todo tomó cerca de mes y medio, con una primera entrega rápida y mejoras continuas después.

También tiene límites, y los cuento. No tiene firma de código, así que la primera instalación muestra un aviso de Windows. No hay portal para padres ni versión web pública: la privacidad de los menores pesó más que la comodidad de abrirlo desde cualquier navegador.

Lo que me llevé de Atlantic

Hubo un momento, en medio del proyecto, en que entendí algo sobre mí. Había tomado un programa de treinta años, había leído sus tablas y entendido un negocio ajeno, y encima había construido, con Claude como herramienta, un sistema que funciona sin internet, sincroniza dos equipos y protege la plata de una escuela. Fue mi momento wow: puedo construir cualquier cosa.

La segunda lección fue más incómoda: nunca más subvalorar un proyecto. Desde afuera, modernizar el programa de una escuela suena pequeño. Por dentro aparecieron la sincronización, las tarifas por clase, los jardines que comparten franja, el instalador, los respaldos y varios errores de una línea con plata detrás.

“Ya no existen los retos imposibles.”

La tercera le da título a este artículo: una herramienta nueva se gana la confianza cuando deja trabajar a la gente como ya sabía hacerlo, solo que con más respaldo. Si tu negocio depende de un programa que ya nadie se atreve a tocar, eso es lo que hacemos en web y software a la medida. Y si quieres cada decisión con detalle, está en la historia completa de Atlantic Center.